Polityka prywatności

1.Administrator i kontakt

Administratorem Twoich danych osobowych jest ZOOCITY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Biestrzykowie, prowadząca sklep internetowy Zoocity pod adresem zoocity.pl.

Adres

Jesionowa 13A, Biestrzyków, 55-010 Święta Katarzyna, Polska

KRS

0001258914

NIP

8961671343

REGON

545436907

Kapitał zakładowy

5 000 zł

E-mail

hello@zoocity.pl

W sprawach ochrony danych, wycofania zgody lub realizacji swoich praw możesz napisać na wskazany adres e-mail albo przesłać korespondencję na adres Administratora.

Polityka wyjaśnia zasady przetwarzania danych w związku z korzystaniem ze Sklepu, składaniem zamówień, Kontem Klienta, kontaktem, Newsletterem oraz plikami cookies. „RODO” oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

2.Jakie dane i skąd otrzymujemy

Zakres danych zależy od tego, z jakich funkcji korzystasz. Obejmuje odpowiednio:

• Zakupy i dostawę: imię i nazwisko, adres e-mail, adres dostawy, dane kontaktowe wymagane do wybranej formy doręczenia, zawartość zamówienia, wybraną dostawę i płatność, status płatności oraz historię realizacji.
• Rozliczenia: dane do faktury, w tym nazwę firmy, adres i NIP, jeśli są potrzebne, identyfikatory transakcji oraz dane potrzebne do zwrotu środków. Numer rachunku jest potrzebny tylko wtedy, gdy wymaga go uzgodniony sposób zwrotu.
• Konto: adres e-mail, dane uwierzytelniające, dane profilu, adresy zapisane przez użytkownika i historię zamówień.
• Kontakt, reklamacje i zwroty: dane identyfikujące sprawę, treść korespondencji, zgłoszone żądanie i załączniki przekazane przez Ciebie.
• Newsletter: adres e-mail i informacje o zapisie, udzielonej zgodzie oraz rezygnacji.
• Opinie, jeżeli je publikujesz: treść opinii, podane oznaczenie autora oraz dane pozwalające zweryfikować zakup, jeśli Sklep stosuje taki mechanizm.
• Personalizacja i reklama: informacje o oglądanych produktach, aktywności w Sklepie, zawartości koszyka i zakupach, identyfikatory internetowe oraz wywnioskowane zainteresowania — w zakresie objętym udzieloną zgodą.
• Korzystanie ze strony: adres IP, czas połączenia, adres odwiedzanej strony, informacje o przeglądarce i urządzeniu, zdarzenia techniczne oraz identyfikatory cookies lub podobnych technologii w zakresie wynikającym z ich zastosowania i Twoich wyborów.

Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie. Informacje o płatności mogą pochodzić od jej operatora lub banku, a o doręczeniu — od przewoźnika. Gdy kupujący wskazuje inną osobę jako odbiorcę, dane tej osoby otrzymujemy od kupującego i wykorzystujemy do realizacji doręczenia oraz związanej z nim obsługi.

Nie przesyłaj w korespondencji haseł, kodów autoryzacyjnych ani pełnych danych karty płatniczej. Przekazuj tylko informacje potrzebne do obsługi sprawy.

3.Cele i podstawy przetwarzania

Danych potrzebnych do zakupu nie przetwarzamy na podstawie zgody marketingowej. Podstawę prawną dobieramy do konkretnego celu:

Google Search Console wykorzystujemy do oceny widoczności strony w wyszukiwarce, a Google Merchant Center do udostępniania informacji o ofercie produktowej. Raporty zbiorcze niepozwalające zidentyfikować osoby oraz sam katalog produktów nie są danymi osobowymi klientów. Powiązany pomiar zachowania użytkowników i reklama podlegają opisanym wyżej zasadom.

Sama akceptacja Regulaminu lub dalsze przeglądanie strony nie stanowi zgody marketingowej.

4.Czy musisz podawać dane

Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako niezbędne są potrzebne do realizacji wybranej usługi. Bez danych potrzebnych do zawarcia umowy, dostawy i rozliczenia nie zrealizujemy zamówienia. Bez adresu e-mail nie utworzymy Konta ani nie wyślemy Newslettera.

W zakresie wymaganym przez przepisy podatkowe podanie danych do dokumentów sprzedaży ma charakter ustawowy. Pozostałe, dodatkowe pola możesz pozostawić puste, jeżeli nie są niezbędne do wybranej usługi.

Odmowa zgody marketingowej lub zgody na nieobowiązkowe cookies nie pozbawia możliwości zakupu. Wiadomości o realizacji zamówienia lub odpowiedzi na Twoje zgłoszenie mogą być wysyłane niezależnie od zgody marketingowej.

5.Komu przekazujemy dane

Przekazujemy dane w zakresie potrzebnym do obsługi wybranej usługi i zgodnym z Twoimi wyborami. Korzystamy z następujących dostawców:

OVH / OVHcloud — hosting

Utrzymanie infrastruktury Sklepu, w tym przechowywanie danych i obsługa połączeń. Dostawca infrastruktury przetwarza dane powierzone w związku ze świadczeniem hostingu. Informacje OVHcloud o ochronie danych.

Tpay — płatności

Krajowy Integrator Płatności S.A. obsługuje płatności wybrane przez klienta. Przekazywane są niezbędne informacje o płatniku i transakcji. Informacje Tpay o prywatności.

Stripe — płatności

Obsługa transakcji, zwrotów i bezpieczeństwa płatności. Zakres danych obejmuje informacje niezbędne do wybranej metody płatności i weryfikacji transakcji. W zależności od wykonywanej czynności Stripe działa jako podmiot przetwarzający albo odrębny administrator. Właściwe podmioty grupy wskazuje polityka prywatności Stripe.

Google Pay — wybrana metoda płatności

Wymiana danych transakcyjnych pomiędzy usługą Google Pay, operatorem płatności i Sklepem służy realizacji wybranej płatności. Korzystanie z portfela płatniczego nie jest zgodą na reklamę. Informacja o prywatności Google Payments.

InPost Pay — zakupy i płatność

Po wybraniu usługi następuje wymiana informacji o koszyku i zamówieniu oraz danych potrzebnych do jego opłacenia i dostarczenia. Dane mogą pochodzić z Twojego Konta InPost. Zasady działania usługi i role podmiotów określają dokumenty Konta InPost oraz polityka prywatności Konta InPost.

InPost i DHL — dostawa

Wybranemu przewoźnikowi przekazujemy dane odbiorcy, adres lub punkt doręczenia, niezbędne dane kontaktowe oraz informacje o przesyłce, w tym kwotę pobrania, jeśli dotyczy. Otrzymujemy informacje o realizacji dostawy. Przewoźnicy przetwarzają dane także dla własnych obowiązków związanych z usługą przewozową lub pocztową.

Google Analytics, Google Ads — analityka i reklama

Narzędzia Google służą analizie korzystania ze Sklepu, pomiarowi skuteczności reklam i dopasowaniu reklam do zainteresowań. Mogą obejmować identyfikatory, informacje o urządzeniu i zdarzeniach, np. odwiedzeniu produktu lub zakupie. Ich uruchomienie w tych celach zależy od odpowiedniej zgody. Polityka prywatności Google.

Google Search Console i Google Merchant Center — widoczność oferty

Narzędzia służą obsłudze obecności Sklepu i produktów w usługach Google. Samo korzystanie z Search Console lub publikowanie katalogu w Merchant Center nie oznacza przekazania Google całej bazy klientów.

Meta Pixel — reklama i jej pomiar

Narzędzie Meta Platforms Ireland Limited przekazuje informacje o zdarzeniach na stronie i identyfikatorach, by mierzyć skuteczność oraz dopasowywać reklamy w usługach Meta. Działa w zakresie zgody na reklamę. Meta może powiązać te informacje z kontem w swoich usługach. W zakresie zbierania i przekazywania danych objętych wspólnym ustalaniem celów i sposobów przetwarzania Zoocity oraz Meta działają jako współadministratorzy; dalsze przetwarzanie przez Meta odbywa się na jej zasadach. Polityka prywatności Meta i uzgodnienie dotyczące współadministratorów opisują podział obowiązków. W sprawie swoich praw możesz kontaktować się z Zoocity lub Meta.

Synerise — Newsletter i rekomendacje

Synerise S.A. udostępnia narzędzie do wysyłki Newslettera, personalizacji treści i rekomendacji. Dla tych celów przetwarza na nasze zlecenie dane kontaktowe, informacje o zgodach oraz — w zakresie zgody na personalizację — aktywność, historię zakupów i profil zainteresowań. Informacje Synerise o prywatności.

Dane mogą otrzymywać także dostawcy poczty elektronicznej, obsługi technicznej i oprogramowania, księgowości oraz doradztwa prawnego, a także organy uprawnione na podstawie prawa. Dostęp ograniczamy do zakresu potrzebnego do ich zadań.

Podmioty działające na nasze zlecenie przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów. Operatorzy płatności, banki, przewoźnicy i inni dostawcy działają jako odrębni administratorzy w zakresie własnych celów i obowiązków. Ich informacje o prywatności uzupełniają tę Politykę; nie zastępują odpowiedzialności Zoocity za własne przetwarzanie.

Jeżeli publikujesz opinię, jej treść i oznaczenie autora są widoczne dla odwiedzających. Nie umieszczaj w niej danych, których nie chcesz upubliczniać.

6.Jak długo przechowujemy dane

Zamówienia i ich obsługa

Przez czas niezbędny do wykonania umowy. Następnie zachowujemy tylko dane potrzebne do obowiązkowych rozliczeń, obsługi uprawnień klienta i roszczeń, przez okresy właściwe dla tych celów.

Konto

Przez okres prowadzenia Konta. Po jego zamknięciu dane profilu, które nie są potrzebne do innych legalnych celów, podlegają usunięciu. Usunięcie Konta nie usuwa dokumentów sprzedaży wymaganych prawem.

Dokumenty podatkowe i księgowe

Przez okres wymagany przepisami. Dla dokumentacji podatkowej jest to co do zasady czas do upływu terminu przedawnienia zobowiązania — zwykle pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia może wydłużyć ten okres. Dla dokumentacji księgowej stosuje się odrębne zasady wynikające z ustawy o rachunkowości. Przechowywanie faktur w KSeF podlega także przepisom o tym systemie.

Reklamacje, zwroty i spory

Przez czas rozpatrywania sprawy, a potem do upływu terminu przedawnienia związanych z nią roszczeń. Termin zależy od rodzaju roszczenia — ogólny wynosi sześć lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą co do zasady trzy lata; przepisy szczególne mogą przewidywać inne terminy. Gdy spór toczy się przed właściwym organem lub sądem, dane potrzebne do sprawy przechowujemy do jej prawomocnego zakończenia i rozliczenia.

Korespondencja

Do zakończenia sprawy, której dotyczy. Później tylko w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony konkretnego roszczenia przez właściwy dla niego okres.

Newsletter

Do wycofania zgody, rezygnacji albo zakończenia usługi, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej. Ograniczona informacja o zgodzie i rezygnacji może być zachowana dla wykazania przestrzegania przepisów i respektowania Twojego wyboru, przez okres niezbędny do tego celu i obrony ewentualnych roszczeń.

Opinie

Przez okres publikacji opinii i działania funkcji, w ramach której ją zamieszczono. Po usunięciu opinii dalsze przechowywanie wymaga odrębnej podstawy, np. związanej ze zgłoszeniem treści lub sporem.

Dane techniczne, analityka i personalizacja

Dane wykorzystywane na podstawie zgody przetwarzamy do jej wycofania lub wcześniejszego zakończenia danego celu. Czas działania poszczególnych identyfikatorów oraz okres przechowywania powiązanych danych zależą od narzędzia; szczegóły udostępniamy przy wyborze usług w panelu zgód. Wygaśnięcie cookie nie jest równoznaczne z usunięciem danych zapisanych na serwerze.

Logi służące bezpieczeństwu zachowujemy przez okres potrzebny do wykrywania i wyjaśnienia zdarzeń technicznych; zapisy dotyczące konkretnego incydentu mogą być przechowywane do zakończenia jego obsługi i związanych z nim roszczeń. Kopie zapasowe służą odtworzeniu danych po awarii i podlegają rotacji. Nie wykorzystujemy ich do wznowienia marketingu po wycofaniu zgody.

7.Dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) obejmuje państwa Unii Europejskiej, Islandię, Liechtenstein i Norwegię. Korzystanie z globalnych usług, w szczególności Google, Meta i Stripe, może wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. Dotyczy to także dostępu wsparcia technicznego i podwykonawców.

Podstawą transferu jest odpowiednio decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo właściwe zabezpieczenia z art. 46 RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi środkami uzupełniającymi. Decyzja dotycząca EU–US Data Privacy Framework może obejmować przekazanie do USA tylko wtedy, gdy odbiorca ma aktualną certyfikację obejmującą dany transfer.

Google opisuje stosowanie decyzji o odpowiednim stopniu ochrony i standardowych klauzul w zasadach przekazywania danych. Stripe przedstawia stosowane mechanizmy w polityce prywatności, w części dotyczącej transferów międzynarodowych. Informacje Meta znajdują się w polityce prywatności Meta.

Informacje o transferach dotyczących Twoich danych, właściwych zabezpieczeniach oraz sposobie uzyskania ich kopii możesz otrzymać, pisząc na hello@zoocity.pl. Sama lokalizacja siedziby dostawcy w UE nie przesądza o miejscu całego przetwarzania.

8.Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO przysługują Ci:

• Dostęp do danych oraz otrzymanie ich kopii i informacji o przetwarzaniu.
• Sprostowanie danych nieprawidłowych i uzupełnienie niekompletnych.
• Usunięcie danych w przypadkach przewidzianych prawem. Żądanie nie obejmuje danych, których dalsze przechowywanie jest niezbędne np. z powodu obowiązku prawnego lub obrony roszczeń.
• Ograniczenie przetwarzania po spełnieniu przesłanek RODO.
• Przenoszenie danych, które nam dostarczysz, jeśli przetwarzamy je automatycznie na podstawie zgody albo umowy — oraz przesłanie ich innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe.
• Wycofanie zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Żądanie możesz przesłać na hello@zoocity.pl. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości, bez zbierania nadmiernych danych.

O działaniach w związku z żądaniem informujemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od jego otrzymania. Jeżeli jest to konieczne z uwagi na złożoność lub liczbę żądań, termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i jego przyczynach informujemy w ciągu pierwszego miesiąca. Realizacja praw jest zasadniczo bezpłatna; wyjątki dotyczą żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych na zasadach art. 12 ust. 5 RODO.

Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne sposoby kontaktu i informacje o skargach znajdziesz na uodo.gov.pl. Nie musisz wcześniej kontaktować się z nami, aby skorzystać z prawa do skargi.

9.Cookies i podobne technologie

Cookies to małe pliki przechowywane na urządzeniu przez przeglądarkę. Podobne funkcje mogą pełnić np. pamięć lokalna przeglądarki i inne identyfikatory. Mogą służyć utrzymaniu sesji, obsłudze koszyka, zapamiętaniu ustawień, a w zależności od wdrożonych narzędzi także statystykom lub reklamie.

Technologie niezbędne

Zapis lub odczyt informacji nie wymaga zgody, jeśli jest konieczny do transmisji komunikatu albo dostarczenia usługi, o którą wyraźnie prosisz — zgodnie z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Dotyczy to wyłącznie funkcji rzeczywiście niezbędnych; samo przypisanie narzędzia do kategorii „niezbędne” nie zwalnia z obowiązku uzyskania zgody.

Jeżeli takie informacje są danymi osobowymi, podstawą ich przetwarzania jest odpowiednio wykonanie zamówionej usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Obsługa i wykazanie wyborów dotyczących zgody opierają się na obowiązkach prawnych Administratora.

Technologie opcjonalne

Analityka, personalizacja lub reklama, które nie są niezbędne do żądanej usługi, mogą zostać uruchomione po uprzedniej zgodzie obejmującej konkretne cele. Jeśli wiążą się z przetwarzaniem danych osobowych na podstawie zgody, stosuje się art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda na zapis lub odczyt informacji na urządzeniu wynika odrębnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.

Jak zmienić wybór

Możesz zrezygnować z opcjonalnych technologii i wycofać udzieloną zgodę. Ustawienia przeglądarki pozwalają ponadto usuwać zapisane dane oraz blokować ich zapisywanie. Zablokowanie technologii niezbędnych może utrudnić logowanie albo działanie koszyka. Usunięcie cookies nie usuwa automatycznie danych wcześniej przekazanych Administratorowi lub dostawcy.

W panelu zarządzania zgodami możesz wybrać lub odrzucić poszczególne cele i później zmienić decyzję przez odnośnik „Ustawienia cookies” dostępny na stronie. Odmowa powinna być równie łatwa jak zgoda. Panel zawiera szczegóły technologii, dostawców, celów i okresów działania. W sprawie danych już zebranych możesz również napisać na hello@zoocity.pl.

Cookies i podobne technologie związane z Google Analytics służą analityce; Google Ads i Meta Pixel — reklamie; Synerise — personalizacji i, zależnie od funkcji, analityce marketingowej. Funkcje wymagane do płatności wybraną metodą oceniamy odrębnie od śledzenia reklamowego.

10.Newsletter i cofnięcie zgody

Jeżeli zapiszesz się na Newsletter, wykorzystujemy Twój adres e-mail do przesyłania wiadomości o ofercie Zoocity w zakresie udzielonej zgody. Możesz zrezygnować przez odnośnik wypisu w wiadomości albo kontakt na hello@zoocity.pl. Cofnięcie zgody jest bezpłatne i nie wpływa na realizację zamówień.

Sam zakup, utworzenie Konta lub wysłanie zapytania nie oznacza zgody na Newsletter. Wiadomości dotyczące zamówienia, płatności, dostawy lub reklamacji służą obsłudze umowy.

Newsletter obsługujemy za pomocą Synerise. Dopasowanie treści do zainteresowań odbywa się w zakresie osobno udzielonej zgody na personalizację. Sama zgoda na otrzymywanie Newslettera nie oznacza zgody na śledzenie zachowania na stronie.

11.Profilowanie i decyzje automatyczne

Wykorzystujemy profilowanie do rekomendowania produktów oraz dopasowywania treści i reklam, w zakresie udzielonych zgód. Narzędzia analizują informacje o przeglądanych produktach, koszyku, zakupach i aktywności, aby przypisać prawdopodobne zainteresowania. Efektem jest dobór widocznych rekomendacji lub komunikatów marketingowych.

Nie ustalamy indywidualnych cen na podstawie profilu konkretnej osoby. Opisane rekomendacje nie zobowiązują Cię do zakupu. Możesz wycofać zgodę na personalizację oraz sprzeciwić się marketingowi bezpośredniemu, w tym związanemu z nim profilowaniu.

Decyzje podejmowane wyłącznie automatycznie, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie wpływają na osobę, podlegają odrębnym zasadom art. 22 RODO. Zewnętrzni dostawcy płatności mogą stosować własne mechanizmy oceny bezpieczeństwa lub dostępności usługi finansowej; informacje o ich zasadach i przysługujących prawach przekazują ci dostawcy. W sprawie odrzucenia płatności lub problemu z zamówieniem możesz skontaktować się także z nami.

12.Bezpieczeństwo i aktualizacje

Administrator ma obowiązek stosować środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zakresu oraz charakteru przetwarzania, zgodnie z art. 32 RODO. Dostęp do danych powinien obejmować osoby i podmioty, którym jest potrzebny do wykonywania ich zadań. Żaden sposób przesyłania lub przechowywania danych nie daje bezwzględnej gwarancji bezpieczeństwa.

Chroń dane logowania i nie udostępniaj ich innym osobom. Podejrzenie nieuprawnionego dostępu do Konta lub innego naruszenia możesz zgłosić na hello@zoocity.pl.

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, usług lub sposobów przetwarzania. Nowa wersja będzie oznaczona datą. Zmiana dokumentu nie zastępuje uzyskania nowej zgody, jeśli jest potrzebna, ani przekazania wymaganej informacji przed rozpoczęciem nowego celu przetwarzania.